Arbeitserleichterung bei der eMail-Korrespondenz

 
Die Nachrichtenübermittlung per eMail ist bequem und schnell. Allerdings müssen auch bei dieser Form der Korrespondenz einige "Spielregeln" zwingend eingehalten werden, damit sie effektiv und wirklich arbeitserleichternd ist.

Dazu gehört vor allem, daß die Nachricht eine zutreffende und aussagekräftige Betreffzeile hat. Bei unserem unfangreichen eMail-Aufkommen ist der Betreff die wichtigste und erste Information, nach der wir die Bearbeitungsreihenfolge sortieren. Worte wie "Hallo", "Anfrage" oder "Guten Tag" beispielsweise sind da nicht hilfreich, vielmehr eher verdächtig, wobei eMails ohne jeglichen Betreff von unseren Sicherungssystemen grundsätzlich als höchst verdächtig eingestuft und geblockt werden.
Als "öffentliche Institution" haben wir leider genug derartige Eingänge von externen Absendern, so daß sich wenigstens die Kommunikation aus dem Verbandsbereich davon sichtbar unterscheiden sollte. Schließlich haben Anliegen unserer Mitglieder Vorrang vor allen anderen.

In den eMails selbst sollten sich die Absender auch eindeutig identifizieren. Das klingt banal, ist aber offensichtlich nicht selbstverständlich. Bei weitem nicht immer genügt allein der Name des Absenders/Verfassers, um den Vorgang einem Mitgliedsverein zuordnen zu können. Äußerst hilfreich ist hier die Nennung des vollständigen Vereinsnamens, wobei zu beachten ist, daß wir beispielsweise nicht wenige "ASV Petri-Heil", "ASV Gut Fang" oder "ASV Forelle" in unseren Reihen haben, weshalb auch der Ortsname zur eindeutigen Unterscheidung notwendig ist.

Arbeitserleichternd für uns ist es auch, wenn verschiedene Vorgänge in separaten eMails abgehandelt werden und nicht mehrere Dinge der Bequemlichkeit halber in einer Nachricht zusammengepackt werden. Das gilt übrigens auch für die klassische Briefkorrespondenz in Papierform.
Unterschiedliche Vorgänge gehen bei der Bearbeitung in der Regel auch unterschiedliche Wege an den oder die jeweils Zuständige(n), und wenn Vorgänge sauber getrennt sind, bekommt jeder nur das, was ihn wirklich angeht, und wir müssen nicht vorher noch die Dinge auseinandersortieren, vervielfältigen, usw.

Eine weiterer Hinweis zum Schluss: Bei mehrfachen Antwort und Rückantworten schwillt ein Vorgang rasch zu unübersehbarer Größe an, wenn sämtliche vorlaufenden Nachrichten jeweils wieder mit zitiert werden. Und vollends unübersichtlich wird es dann, wenn der eine Absender seine Antwort am Anfang und der Nächste diese am Ende des Vorlaufs plaziert. Geht das ganze dann noch an einen breiteren Verteiler, aus dem wiederum parallele, aber unterschiedliche Rückläufe zurückkommen, dann ist eine vernünftige Bearbeitung kaum noch möglich. "Weniger ist mehr" sollte hier der Grundsatz sein.

Für die Beachtung der angesprochenen Punkte wären wir dankbar.


Leonhard R. Peter
Geschäftsführer